Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas actividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades de arquivos podem ser públicas. Organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objectos, documentos e informações. Dossier é uma colecção de documentos ou um pequeno arquivo que contém papéis relativos a determinado assunto, processo, negócio, facto ou pessoa