Como+se+organiza




 * Papel Funcional**

A evolução do profissional de secretariado teve destaque a partir da década trinta principalmente com aumento do êxito feminino no mercado do trabalho, pois conta com uma característica que até pouco tempo atrás não era levada em consideração, que nada mais é do que a intuição feminina, hoje em dia as organizações profissionais femininas com capacidades de descobrir talento, afirma que serão elas que darão oportunidades para o desenvolvimento das potencialidades das equipas. O novo ambiente empresarial mudou o perfil do profissional de secretariado, que começou a ter um papel de destaque na empresa, o seu potencial foi reconhecido, criando a possibilidade de construir uma carreira tão promissora como a de qualquer outro executivo. A transformação nas funções de secretário não aconteceu por acaso, acompanhou a abertura dos mercados, a reengenharia das empresas e a necessidade de profissionais multidisciplinares e com poder de decisão dentro das corporações. Com o passar do tempo tornou-se importante dominar a arte da informática e bem coma visão geral precisou de ser ampliada, pois o profissional passa a ver a empresa sob diferentes ângulos resolva com criatividade e supremacia os problemas que surgem no dia-a-dia


 * Organização material**

Quais as principais tarefas ou serviços de carácter administrativo?

. Circuito da correspondência; . Recepção e transmissão de mensagens; . Comunicações internas: . Atendimento a clientes. Fornecedores e visitantes; . Tratamento de documentação; . Arquivo e ficheiros; . Organização do “tableau de bord”; . Elaboração de dossiers, actas e relatórios; . Planeamento de viagens, reuniões, feira, exposições e congresso;


 * Enquadramento da profissão**

O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de a actividade empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais. O profissional de secretariado contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho discreto, organizado e metódico. Nos últimos tempos o conceito de secretário mudou claramente: O profissional passou agora a ser um assistente perfeito do seu chefe, ao ponto de conseguir até assumir com credibilidade algumas responsabilidades. O trabalho administrativo que cada secretário tem de realizar pode ser muito diferente de um para o outro, dependendo da área de actividade da empresa em que esteja enquadrado, uma vez que cada sector tem as suas próprias características.


 * Papel Funcional**

O profissional de secretariado ao longo da sua vida profissional deve desenvolver determinadas funções de forma a criar credibilidade no trabalho a que está sujeito.


 * Representação do seu superior e da empresa**

A secretaria desenvolverá esta actividade, ao exercer a sua função, pois se por eventualidade o chefe falte, deverá representá-lo dado estar mais integrada nos assuntos da empresa. Para além disso, a secretária representa a imagem da empresa, ou seja, se for responsável, as pessoas terão uma boa imagem da empresa, caso contrário, terão uma boa ideia totalmente oposta.


 * Organização do trabalho do chefe**

Na organização das tarefas, o chefe necessita de uma secretária, para o lembrar de determinados assuntos, dado que este desempenha várias funções, é normal que se possa esquecer de reuniões, entrevistas etc. Para isso, a secretária ajuda na organização do trabalho do chefe, sendo assim a memória do seu superior, de forma a lembrar-lhe de todos os compromissos a que lhe referem.


 * Funções administrativas**

A secretária pode também desenvolver actividades administrativas tais como: · Gerir o fluxo de informações, indispensável às decisões do executivo; · Tomar notas e dactilografar; · Elaborar actas; · Organizar e manter a exactidão na classificação de registos e dos arquivos; · Preparar assembleias, reuniões, seminários e convenções; · Planear e organizar viagens, ou seja planear transportes, reservas de bilhetes, reservas de hotéis, etc.; · Gerir chamadas telefónicas, de entrada e saída; · Conhecer protocolo; · Redigir documentos empresariais (cartas, ofícios, requerimentos, memorandos, etc.); · Aplicar técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda, etc.).


 * Organização Material**

A secretária pode ter um gabinete individual os elementos que normalmente o constituem são: · Índices (produção, volume de vendas, custos e despesas, etc.); · Tabelas, tarifas, preços, catálogos; · Organigrama e lista pessoal; · Calendário fiscal e prazos; · Agenda (de reuniões, de tarefas a executar, etc.); · Inventário de “stocks”; · Relatórios e actas correspondentes à actividade específica da empresa; · Legislação e documentação (contratos, etc.)

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