Expedição



Recolha do correio O correio, que todas as empresas recebem e que compreende o conjunto de documentos administrativos, é geralmente entregue na empresa por um dos funcionários dos CTT. A empresa pode também possuir um “APARTADO” ou “CAIXA POSTAL” devendo, então, o departamento do correio encarregar um funcionário de levantar diariamente a correspondência assim não necessita da distribuição dos correios. Verificação da correspondência Deve ser verificado se os endereços indicados nos subscritos recebidos correspondem á empresa, pois, toda a violação da correspondência é severamente punida, tem-se de verificar se a correspondência pertence a empresa senão pertencer tem de ser devolvida aos CTT. Selecção da correspondência pessoal Após a verificação do destinatário, compete ao departamento correio separar toda a correspondência que contenha indicações especiais “carta registada ou urgente” é entrega-la imediatamente Abertura da correspondência A abertura da correspondência é feita por uma guilhotina de abrir a correspondência e deve ser feita de modo a que o conteúdo do subscrito fique intacto e requerer especial atenção a subscritos importantes para não os danificar.

Datar a correspondência Após a abertura deve-se-à datar a correspondência com o datador. Leitura e classificação Depois da correspondência ter sido tirada do subscrito e datada devera o secretário verificar a concordância entre a data da carta e o carimbo postal, assinalando a vermelho sempre que tal não se verifique. A leitura dos documentos vai permitir a sua selecção por secções, sempre que o documento seja importante compete ao profissional de secretariado tirar fotocópia do subscrito.

Registo de entrada da correspondência O registo da entrada da correspondência é imprescindível, pois vai permitir exercer um certo controlo sobre os movimentos da correspondência, constituindo uma verdadeira contabilidade dos assuntos e dos documentos. Distribuição do correio Uma vês processada a abertura do correio, sua leitura, classificação e registo, é preciso faze-lo chegar aos seus destinatários. A correspondência faz-se acompanhar do protocolo. O destinatário ou seu representante terá fazer uma rubrica, justificativa do recebimento da respectiva carta.  Leitura da correspondência – 2ª fase  Nesta fase realizada já nos diferentes serviços é necessário fazer uma leitura atenta de toda a correspondência recebida, agrupando-a depois, de acordo com a sua natureza, em correspondência normal e correspondência especial em que podemos agrupar telegramas, carta urgentes, etc.  Preparações da correspondência  Existem vários processos de dar directrizes para a elaboração da correspondência. Essas indicações gerais ou precisas têm, vários métodos cada um apresentando vantagens e inconvenientes