Funções+Clássicas+do+Secretariado


 * Representar Pessoalmente o seu Chefe**

A secretária é a primeira imagem que se apresenta da empresa e do seu superior. A impressão que recebam num primeiro contacto dependera muitas vezes da eficácia corri que a secretária se exprime. O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligação da direcção com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informações, dando a conhecer decisões, etc. Vai funcionar como um veículo transportador da comunicação, no interior da empresa, entre a direcção e outros elementos. Atendendo a este tipo de funções, torna-se talvez mais fácil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessárias para a definição do perfil do Secretário. No âmbito das comunicações, é exigido ao secretariado, para o exercício das funções de ligação, um conjunto de conhecimentos teóricos não só no aspecto de utilização de aparelhos, como também no aspecto do correcto uso da linguagem.


 * Organização** **do** **Trabalho e o Chefe**

A secretária eficiente e a que facilita o trabalho do director e que o afasta de todo o tipo de obrigações que não sejam as obrigações próprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu tempo ao mesmo, secretária deverá ser a verdadeira memória do seu superior tanto dos compromissos internos como dos externos: lembrar lhe a pontualmente a hora exacta das entrevistas, preparar lhe a as chamadas para as pessoas consideradas necessárias e no momento oportuno.


 * Funções A****d****min****i****strativ****a****s**

A redacção e a gestão de correspondência; Os trabalhos de tomada de notas e dactilografia; Elaboração de actas e reuniões; Arquivo dos documentos do escritório; Organização com rapidez e exactidão, o registo dos arquivos; Planeamento de viagens, o que implica organizar os transportes, marcar os bilhetes, as reservas dos hotéis; Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída.


 * Tare****f****a de Liga****ção**

Como canal de comunicação interna a secretária faz a ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa. Ao mesmo tempo desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior.

O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligação da direcção com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informações, dando a conhecer decisões, etc. Vai funcionar como um veículo transportador da comunicação, no interior da empresa, entre a direcção e outros elementos. Atendendo a este tipo de funções, torna-se talvez mais fácil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessárias para a definição do perfil do Secretário. No âmbito das comunicações, é exigido ao secretariado, para o exercício das funções de ligação, um conjunto de conhecimentos teóricos não só no aspecto de utilização de aparelhos, como também no aspecto do correcto uso da linguagem.