Classificação+e+codificação

Quanto a __forma de Organização__ dos arquivos

__Centralizados__ – o arquivo encontra-se habitualmente centralizado num único sector e é comum aos vários serviços. __Descentralizados__ – Cada sector/pessoa tem em principio a possibilidade de ter o seu arquivo próprio, Havendo ou não duplicidade ou acesso informático por outros sectores ou pela administração. __Derivados ou mistos__ – é a combinação dos dois sistema anteriores, centralizando a coordenação e fiscalização do sistema geral e descentralizando a informação específica de cada departamento/sector. Quanto a frequência de Consulta __Activos__: São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consulta frequente. __Semi-activos__: Reúnem os documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica. __Inactivos ou mortos__: Contem documentação que por razoes de ordem fiscal, jurídica, ou histórica deve ser conservada, sendo a sua consulta feita apenas em casos especiais.

__Codificar__ significa atribuir um código, ou seja, identificar através de um sistema de símbolos que permita a representação da informação, permitindo a sua transposição sem alterar o significado da informação a que se refere.